FW-QMS-QP-02 记录控制程序

编 制 阳志勇 ISO专员 2012.8.9

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核 准 梁国霖 管理者代表 2012.8.20

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审 批 陈国桢 最高管理者 2012.9.1

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东莞长安富威塑胶五金制品厂 文件名称 记录控制程序 文件编号 页 码 版 本/版次 FW-QMS-QP-02 第 2 页 共 5 页 A/2 1.0 目的 此文件确立本公司有关品质/环境记录的存档及保存期，确保此记录于保存期内应清晰可读。 2.0 适用范围 此文件适用于品质管理体系中所有的管理过程记录。 3.0引用标准 GB/T19001-2008(idt ISO9001:2008)标准之4.2.4条款 GB/T14001-2004（idtISO14001:2004）标准之4.5.3条款 4.0 职责与权限 4.1 品质部ISO文控室 1) 制订记录控制程序。 2) 监察记录是否根据本程序去存档及保存。 3) 在需要的情况下，更新表格一览表。 4) 将相关的记录存档及保存。 5) .将超过保存期的记录作废及销毁。 4.2 各部门 1) 各部门负责确认记录格式的实用性。 2) 各部门文件及记录管理人员根据本程序规定将相关记录存档及保存。 5.0 术语与定义 5.1.表格：是记录的表现形式。 52.记录：质量管理体系四级文件 6.0 相关文件

东莞长安富威塑胶五金制品厂 文件名称 记录控制程序 文件编号 页 码 版 本/版次 FW-QMS-QP-02 第 3 页 共 5 页 A/2 6.1 《文件控制程序》—FW-QMS-QP-01 7.0 运作程序 7.1.表格控制 7.1.1.表格的格式规定 应有公司名称、公司标志、表格编号及表格的相应内容。 7.1.2.表格制订与更改 7.1.2.1.各部门根据实际的需要皆可制订或更改相应的表格，但必须考虑到表格的实际用途和可操作性，更改表格时，还必须权衡实际需要和现有的表格数量。 7.1.2.2.需要的表格制订或更改后，经部门负责人确认，电邮给ISO。ISO编号后登录《表格明细表》回传。并知会相应部门此份表格变更。 7.1.3.表格订购控制 由于各部门表格使用量特别大而必须考虑外部订购时，按照《采购管理程序》申请购买。特急情况除外。 7.1.4.作废表格处理 当表格变更时，各部门应先确认现有的库存量。如果变更内容不多，且没有重大影响的，从减少公司资源角度考虑就应将库存用完之后再申请变更。 7.2.记录控制 7.2.1.记录的要求 记录原则上应使用统一的表格，但当统一固定的表格形式不适于记录内容和信息时，则可考虑使用其他适当格式。

东莞长安富威塑胶五金制品厂 文件名称 记录控制程序 文件编号 页 码 版 本/版次 FW-QMS-QP-02 第 4 页 共 5 页 A/2 7.2.2.记录审核和分发 1) 凡记录一定要有记录人的署名和日期，必要时经相关授权人员审批。 2) 记录分发状态由记录审批人和责任部门负责人负责确定需分发部门。 7.2.3.记录保管 1) 记录应保存在适宜的环境中，以免损毁或遗失。 2) 凡记录毁坏和遗失的记录，除非有可靠的途径和方法，否则不允许修复和补失。 7.2.4.记录的检索和查阅 1) 各部门应按照记录的种类、日期先后装订成册归档，便于查寻。 2) 记录归档应标示清楚，记录名称、起止日期、保存期限、保存地点。 7.2.5.过期记录处理，凡超过保存期限记录，相关负责人应负责视其内容的重要性分别处理： 1) 若很重要的而短期内极有可能使用，则可在原点继续保存。 2) 若重要但不大可能在短期内应用的，则转移地点保存或原地点保存。 3) 没有实际应用价值的记录，做双面纸利用。 7.2.6.外来资料记录的控制 凡是以公司名义，与公司质量管理体系、生产流程、产品有重要关系的、来源于公司外部机构/单位的记录，由负责部门接收、登记、保管、保存及其控制。 7.2.7.记录的保存期限 7.2.7.1.记录控制必须满足法律法规和顾客要求，在法律法规和顾客没有要求情况下，采用以下要求： 1) 与内审及管理评审等体系运行记录保存期限不低于3年；

东莞长安富威塑胶五金制品厂 文件名称 记录控制程序 2) 采购订单保存不得低于3年； 文件编号 页 码 版 本/版次 FW-QMS-QP-02 第 5 页 共 5 页 A/2 3) 产品检测记录保存3年； 4) 出货记录保存3年以上。 5) 一般的日常工作记录保存期限不低于1年。 6) 详细记录保存期限见《记录明细表》 8.0. 运作流程图 无. 9.0. 附件 无 10.0.表单记录 9.1.《记录明细表》