浅谈记账凭证摘要栏的填制

浅谈记账凭证摘要栏的填制

作者：余灼萍

来源：《会计之友》2010年第20期

【摘 要】 记账凭证的“摘要”栏,是用来简明扼要地反映经济业务内容的,是相应经济业务的基本概括。笔者结合会计及会计教学工作的经验,对会计记账凭证摘要的填写存在的问题及原因进行分析,最后总结出自己的看法。

【关键词】 会计凭证;记账凭证;摘要;会计信息化

一、记账凭证摘要栏填制的作用

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证,它是登记账簿的直接依据。实行会计信息化以后,财务管理的账务查询和分析主要通过电脑软件中的账簿记录。会计信息化的显著特点就是查询起来方便快捷,为了能够从各种明细账的摘要中透视出经济业务的内容,避免或尽量减少翻阅原始凭证。账簿的摘要直接来源于填制记账凭证时会计科目对应的摘要,报表中可直接查询相关的账簿,账簿直接与凭证信息对应,即可通过软件中“联查”等功能来查询相关账簿的凭证信息,最终通过摘要内容直接反映具体的经济业务信息。

在全面实行财务核算与管理网络化,提供了高级财务管理平台以后,各个部门与项目经费的负责人,将通过高级财务管理平台直接在网络系统上通过财务审核制作的记账凭证摘要来获取和了解会计记账信息,实时查询自己部门或项目经费情况,凭证摘要内容将极大地提高经济信息的使用价值,为现代化的管理工作奠定基础。总之,记账凭证摘要填制的质量,不仅可以反映一个单位会计信息、会计基础工作和会计账簿的质量,同时也反映一个单位财务管理的水平及会计人员的业务素质。

二、记账凭证摘要栏填制过程中存在的问题分析

(一)摘要写得过于简单,不能说明经济业务的具体情况

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

到目前为止,会计相关制度中没有对凭证摘要进行规范,不同的财务人员做法差异较大,具体填制对财务管理的影响也不同。在实际业务中,凭证摘要填写得过于简单已经影响了财务人员的工作效率。例如:有的单位在各部门领料摘要中只写“领料”,让人无法搞清是哪个部门和谁领料;张某因购买办公用品借款5 000元,会计人员制作记账凭证的摘要写“借款”或“张某借款”,这样的信息无法知道是谁借款和借款何用,若要催账,就只能翻看借款时做账的原始凭证才能知道借款的原因。记账凭证摘要过于简单,会计人员无法利用摘要信息对业务做出具体判断。摘要过于简单,即经济业务信息处理成会计语言信息时,业务内容不清晰,这必将影响会计信息化进程。

(二)软件使用的方便,易导致具体业务摘要内容不实

使用会计软件填制记账凭证时,凭证摘要内容能自动从上一科目摘要栏复制到下一科目摘要栏。正因为如此,财务人员在填制凭证时总以为自己做的业务自己会清楚,往往就让他复制,或者是为赶时间也就不改写了。这样,在一张凭证涉及的经济业务简单时,摘要还能说明问题,一旦是复杂的经济业务,回头再看就不知摘要内容反映的是什么信息。只有花更多的时间翻看原始凭证,甚至还要重新审核原始凭证才能真正搞清具体科目的业务信息。结果是简单的工作复杂化了,常常为这些“不清楚”的工作而花更多的时间。更严重的是,它将可能影响多层面的工作,当这些不同的科目信息被系统自动登记到相关的明细账、辅助账中时,摘要内容反映的业务就更不清楚了。由此,可能导致多次查看原始凭证的情况。 (三)使用软件不熟练,导致摘要内容信息没发挥作用

从手工会计过渡到电算化会计,一部分财务人员对软件具体操作业务不熟悉,还是按照手工操作的方式进行,仅是用财务软件进行手工的重复操作,自然不知记账凭证摘要的重要性。实际业务中,有的财务人员对软件中的业务操作一知半解,甚至认为只要数据没搞错就可以。由于软件操作人员的分工较细,有的财务人员由于只是操作部分业务,根本不知道财务数据处理的相关功能及凭证摘要内容的作用,利用信息进行管理还是空话。据笔者了解,多数财务人员只是按部就班地处理业务,对会计软件很少进行详细研究;有的甚至于最基本的功能都不会用或没有用,如在会计记账凭证业务中,能提高效率的“常用摘要”或“常用凭证”功能就很少被财务人员设置和使用,部门往来、项目核算等辅助核算也用得很少。结果是摘要与经济业务信息不对应,会计信息化过程中的摘要信息根本没有发挥作用。 (四)填制记账凭证的内容不被足够重视

1.财务基础信息工作是进行财务管理的重中之重,其决定因素是人。出现记账凭证摘要信息不完整和不适用主要是人为原因。财务人员的自身责任心不强,工作作风不严谨。实务中很多会计人员只觉得没有违法即可,或只要为单位报好税就可以,不管摘要的信息使用。有些财务人员由于各自的工作习惯,知识面、对业务的理解各不相同,且没有对摘要的填制进行过应有的思考,同样的经济业务,凭证摘要填制得五花八门,自然不利于信息化进程。

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

2.以往的会计培训和教科书中,只注重会计理论知识,很少重视实际业务技能的训练。像“如何写好凭证摘要”往往被忽略。高校中专职教师极少做过实际会计业务,自然不会就摘要这样的内容进行详细讲解。就笔者对高校的会计基础实训课教学的了解,基本没有教师会对记账凭证摘要内容进行强调,有的甚至根本不提。

三、对填制记账凭证摘要栏的几点总结

(一)财务人员自身应注重摘要的规范书写,并应用于实践

会计信息化后,会计记账凭证中的摘要不仅是财务部门人员查看,而且其他部门的相关人员也可能查看,摘要的填制需要简明扼要地反映经济业务的来龙去脉,使得查询人员一目了然,这是会计的基础工作。为方便信息获取,减少时间和精力去重新翻阅大量的原始凭证,填写凭证摘要时至少要做到两点。一是真实反映,摘要内容要与所附原始凭证的经济业务内容一定要相符,做到摘要信息即是经济业务信息;二是简明扼要,对经济业务内容表述要完整、概括。必须认清摘要内容不全面,过繁或过简,都将给事后审核、检查及监督带来一定的困难。财务人员应在实务中进行总结,并要规范自己的要求,让每一记账凭证摘要内容最全面、贴切地反映经济业务。 (二)重视摘要填写工作,具体业务具体分析

对于财务人员而言,重视是第一位的。存在的问题完全可以通过改变人的观念、操作方法等来解决。会计信息化后,不同的财务人员分工不同但权限清楚。因此,不同岗位的人员应负责任地对待财务数据信息,包括文字性信息。摘要栏的填写没有统一规格,不能一概而论,但要根据不同类型的经济业务,做到具体业务具体分析,详略不同。对于同一类经济业务,摘要表述的基本内容还是有规律可遵循的。笔者就自己的工作进行如下总结:

1.差旅费核算。差旅费,是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。差旅费的摘要至少应注明出差人、出差的地点及出差事由。因此,“某人报销某地某事差旅费”就可以作为差旅费凭证摘要信息格式,如“张某报北京某会议差旅费”。

2.购置物品。包括购置一些办公用品、固定资产、产品原料等。对于这类业务,需要写明经办单位(或人员)名称和主要品种、数量,即“某部门或某人为某事购某物”,如“王某购办公室用桌椅3套”。如果经办人将多次、多种用途的交易一并报销,则应该按用途进行归类,摘要就更要精练,只需注明金额较大的物品,金额较小的物品则用“等”表示。

3.工资发放。工资中核算的明细项目比较多,一张凭证涉及的内容也很多。为使工资发放的信息明了,最好按照工资核算的明细项目填制摘要,如“发放某月份某类人员基础工资”,“发放某月

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

份某类人员岗位工资”等。当然,工资的发放项目内容基本固定,为提高效率,可以通过使用“常用摘要”或是“常用凭证”功能来简化操作。

4.发放各种补助单位常会发生诸如安家费、加班补助费、奖励费等补助性质的支出。对这样的补助发放,记账凭证摘要最好注明发放性质、发放对象,以方便以后的账务核对与查询。如“发放生产部王某等10人因何事的加班补助”、“发放销售部每人二百元奖励”等。

5.对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容,如“收(付)某单位某款项”。如有必要,还可注明银行支票号、内部往来划账单号等。如对于收入核算,在财务管理过程中需要不断核对、查询、分析,对于这类凭证的摘要一般必须注明收入的来源、性质,摘要应尽量完整详尽。集团单位内常常有一些内部划转经费的发生,对于集团单位内部结算也要写清具体业务信息,对于这类记账凭证的摘要,要按照发生费用的性质分析填制,并写明“某部门转付某部门某费用”,如“某下属企业转后勤部某事招待费”。不仅领导看了一目了然,对于单位进行内部审计意义也很大。另外,对预收(付)款、应收(付)款以及分期发出商品等债权债务业务,应尽量写明对方单位、业务经手人、发生时间等内容。

6.对于冲销和补充业务,摘要中应写明被冲销或补充的记账凭证的日期及编号。如“红字冲销某年某月第几号凭证”、“订正某年某月第几号凭证”等。 (三)充分利用软件特殊功能完善摘要栏填制,并提高效率

财务软件一般设有“常用摘要”和“常用凭证”的功能,利用这些功能可以将企业经常要做的业务凭证摘要或是凭证存储在软件中,只要第一次认真设置凭证的摘要,需要用时,便可在填制记账凭证时调出。这样简单、方便,还能减少错误并提高效率。另外,笔者在实际工作中还发现,当摘要栏不够用时,还可利用凭证右上角的“两小行”进行文字说明,以补充摘要反映的信息。 (四)财务人员要不断提高自身素质,对财务人员的教育、培训应得到足够重视

作为财务人员,应努力提高自己对会计业务事项的表达和概括能力,力求使摘要的书写准确化、系统信息化。这就要求财会人员必须有很强的工作责任心,爱岗敬业,树立严谨的工作作风,努力提高自身的综合素质。另外,各级财政、财务管理部门应加大培训力度,组织多种形式的业务学习,尤其是开展实务学习,并把书写记账凭证摘要等实务内容作为重要内容,甚至可以将记账凭证摘要内容的书写作为会计工作考核达标的一个检查项目。让财务人员从最基本的业务开始重视,真正提高财务人员的综合业务素质。

总之,记账凭证摘要的填写,一定要与单位的经营管理工作紧密结合起来,便于查询、统计、汇总、分析,同时摘要应语义通顺、简明扼要。值得注意的是,作为财务人员,很多时候必须从管理的角度去分析业务,使凭证摘要栏的内容能发挥最大的作用。另外,财会教科书中可考虑在相关章节强调此项实务内容,以强化各项基础工作的重要性。●

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn