浅议高校人事档案管理

浅议高校人事档案管理

李淑艳

(江苏经贸职业技术学院，江苏南京

211168)

摘要：随着高校教育教学和内部管理体制改革发展的不断深入，人事档案工作越来越显出其重要性，因此必须加强人事档案管理。这是高校档案管理现状的迫切要求，也是改革和发展的需要。为此必须对新形势下加强人事档案管理的有效

途径进行探讨。

关键词：人事档案管理；重要性；途径中图分类号：G271

文献标志码：A

文章编号：1672—2604(2006)02—0059—03

高校人事档案是教师、干部、工人的个人经历和五、六十年代参加工作的老同志的档案材料虽然较多，但其中大部分是他们参加工作之初形成的，又多

是运动中的材料。所谓“贫乏”，是一些在七、八十年代以后参加工作的同志缺少自传、考核等材料。有些单位组织填写事业单位工作人员年度考核登记表，而教师和其他专业技术人员没有业务考绩档案，

社会实践的记录，是其思想品德、业务能力和工作情

况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使

用人才的一个重要依据，是选贤举能、知人善用的前提，也是国家档案的重要组成部分。它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，也

是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。随着高校教育教学和内部管理体制改革发展的不断

对他们的业务实绩缺乏经常性的记载，往往是在晋

级、晋职称时才形成一些材料；还有些单位只填写专业技术人员考绩档案，而不填写事业单位工作人员

深人，人事档案工作越来越显出其重要性。因此，必须坚持不懈地在加强人事档案管理上下功夫，不断提高人事档案工作质量和服务水平，为高校改革发

展服务。

年度考核登记表，这样就造成一些非专业技术人员的德才表现基本没有记载，甚至在一些工人的档案

材料中连一份履历表都没有。所谓“单一”，是评价

干部的政治表现、思想品质时基本都是一些空洞的

一、加强人事档案管理是

高校档案管理的迫切要求

随着高校各项改革的不断深化，人事档案管理

术语，材料雷同，原则笼统，没有特点，缺乏立体感，

几乎千人一面，难以满足新形势下干部工作的需要。

二是人事档案工作机制不够健全，有些制度落实不到位，一些学校档案管理不严格，涂改造假等问题时有发生。三是人事档案工作的方法和手段有待改进，人事档案管理队伍整体素质和专业化水平有待

进一步提高。

工作遇到了新情况、新问题，对其提出了更高要求。与新形势新任务相比，人事档案工作还存在一些不相适应的问题，主要表现在：一是有些学校对做好新

形势下的人事档案工作重视不够，管理理念滞后，干部档案内容不能全面反映干部的基本情况，人事档

二、加强人事档案管理是

案材料内容不同程度存在陈旧、单一、贫乏等问题。

陈旧现象尤为突出，大多数材料是对教职工过去的历史情况的片断记录，缺乏材料内容的全面性、系统性、连续性，一份履历表可以管多年，一些在上世纪

高校改革和发展的需要

加强人事档案管理是提拔任用干部的重要基

础。人事档案是在选拔、任用、考核、奖惩、培训等工

作中形成的，内容准确可靠，是组织上知人善任的客

收稿日期：2006—03—12

作者简介：李淑艳(1966一)，女，江苏经贸职业技术学院人事处副研究馆员。

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观依据。要想及时发现人才、合理使用人才，使大批制度改革的不断深化，产生了大量新的干部人事档

优秀人才脱颖而出，担当重任，除了在现实工作中对案材料，从而赋予了人事档案工作新的内容。人事

其进行跟踪考察外，要全面地、历史地考察和了解干

档案工作的一个基本任务，就是收集有价值的材料

部，坚持公道正派地选人用人，查阅干部人事档案始

和信息，不断完善档案内容，确保档案能够全面、客

终是一条重要途径。干部人事档案记载了干部的历观地反映干部的情况。根据近些年来在深化干部人史情况和现实表现，是评价和使用干部的基本凭证

事制度改革中形成的材料，应及时调整干部档案材和重要依据。

料的收集范围，按照科学发展观和正确政绩观的要加强人事档案管理是组织人事工作的重要内求，把那些能够真实反映干部德才表现、具有长期查

容，也是澄清个人问题的真实凭证。人事档案在落考价值的材料补充到干部人事档案中。这既能充分实人事政策，平反冤假错案，评定职称，调整工资，改

反映干部人事制度改革的成果，也有利于形成正确

变福利待遇，提拔调动，以及确定参加工作、任职、入的用人导向，促进各项改革措施的落实。

党、入团时间等方面，提供了可靠佐证，具有毋庸置

疑的凭证作用。因此，它可以帮助组织和个人澄清三、加强高校人事档案管理

一些疑难问题。近年来，由于种种原因，个别人的简

的有效途径

历中出现了“年龄越填越小，工龄越填越早，学历越新形势下加强高校人事档案管理的有效途径：填越高”的现象。在职称评审中，受社会不良之风

1．优化管档意识，加强硬件建设

的影响，出现了假证明、假学历，给组织人事工作带

实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学来了一定的困难。这些情况，均需要档案材料客观

化、信息化，硬件建设是基础，领导重视是关键。应真实地反映当事人的真实面貌。

把人事档案工作列入重要议事日程，采取切实有效加强人事档案管理是做好人才工作的必要条

的措施。首先，组织人事部门应有一名分管部(处)件，也是人才开发的重要信息资源。进入新世纪新

长主抓人事档案工作，从组织上保证档案工作顺利

阶段，我们党适应全面建设小康社会的新任务，按照开展，真正把人事档案工作摆上重要位置，当作一件

完善社会主义市场经济体制的新要求，提出人才强经常性的大事来抓。其次，要针对实际，制定目标。国战略。各级组织人事部门应不断加大人才工作的结合本单位的实际情况，提出具体的工作目标，做到力度。人事档案记录了一个人各方面的情况，可以有计划、有部署、有督查、有落实。第三，要加大投提供一人成长的基础数据和系统全面的信息，对发入，改善设施，保证档案工作顺利进行而购置必要的现、识别、培养、管理和任用人才具有重要作用。每硬件所需经费。

个人自参加工作以来，无论是政治思想还是专业水

2．规范档案管理，加强软件维护

平，无论是工作经历还是职务、学历、工资以及身体为切实提高人事档案工作质量，真正把档案目健康等，经常在发生变化，除了出生年月、性别等少

标管理工作落到实处，要坚持“高标准、严要求”的数静态材料外，绝大多数材料是属于动态的。通过原则，在人事档案的规范化、科学化管理上下功夫。

档案中这些充满活力的信息材料可以将一个人由表(1)健全规章制度。根据《干部档案工作条例》

及里、由往至今的发展立体地呈现在人们面前。从的要求，结合工作实践，建立健全七项制度、七种簿一个学校范围看，人事档案就构成了一个小型的人册。档案管理的各项规章制度是管理实践经验的总

才信息资源库，开发利用档案信息资源，充分发挥人结，是使档案管理实现规范化、科学化的必要手段和事档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才重要保证。人事档案管理部门要以对党高度负责的具有十分重要的意义。通过研究人事档案记载的各精神，认真做好档案的日常管理工作，严格执行各项

种信息，可以掌握人才队伍现状，分析学校发展对人规章制度，坚决做到档案经审核不合格的不接收，材

才的需求，探索人才成长规律，为研究制定人才发展料不符合要求的不归档，查阅不符合规定的不提供，

规划和政策，提高人才工作水平提供信息支持。

严防丢失档案材料，严防涂改造假，严防失密泄密。

加强人事档案管理是深化干部人事制度改革的建立目标责任制，采取有力措施，认真解决形成人事

现实要求。改革开放以来，党中央在干部人事制度

档案材料不认真、不规范，送交档案材料不及时、不

改革

面采取了一系列重大措施，国有企事业单位

完整等影响人事档案工作正常开展的问题。定期检人事制度改革迈出了较大步伐。随着高校干部人事查兑现奖惩，以促进各项制度的落实。

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(2)不断充实档案内容。形成材料的各部门要这些情况，人事部门应及时分析研究，采取有力措进行全方位的考察，从不同角度、不同侧面真实反映施。实践证明，建立一支政治、业务素质较高的人事每个人的历史和现状，注意针对和突出个人的特点、档案管理队伍，是新形势下做好人事档案工作，开创业务能力、专业水平的考核，做到“观其卷，见其新局面的前提和保证。为此，要强化培训，优化管档人”。坚持经常性收集和专门性收集相结合，建立

队伍素质。一是要稳定队伍，应做到专人专职，并保信息网络，疏通材料来源，形成多层次、多角度综合

持相对稳定。同时加强对管档人员的培训，不断提性材料。依据《关于干部档案材料收集归档规定》，高他们的政治和业务素质，培养和造就一批掌握现严格把关，认真鉴别，做到收集齐全，归档合理，确保代科学知识的复合型档案人才。二是采取有效的激

案卷质量。把人事档案工作从偏重档案整理转变到励机制，档案管理的核心就是将人力资源当中蕴藏

充实完善档案内容、更好地组织人事工作服务上来，的一切力量都挖掘和发挥出来。而有效利用激励机

把那些体现干部人事制度改革成果，反映干部德、制是调动人的积极性和创造性的重要手段。管档人能、勤、绩、廉等方面情况的材料，及时收集归档，提员希望通过自身的不懈努力取得优异工作成绩时，

升干部人事档案的利用价值。

不但能得到相应的物质奖励，更为重要的是能得到．

(3)提高管理手段。利用微机管理人事档案，

充分的肯定和承认，受到尊重，以体现一个人的价是档案目标管理工作的必然要求，也是实现人事档值。为此应注重从政治、生活待遇等各方面关心爱案管理现代化的必由之路，更是加快档案资源开发护管档人员，大力调动管档人员的积极性和创造性。利用步伐，为人事工作服务的迫切需要。为此，要加另外，在新知识新技术运用于档案工作的环境下，档大人事档案工作信息化建设的力度，建好用好干部案员的知识结构要不断更新，信息处理能力要不断档案管理系统和干部信息管理系统，应实现档案目提高，知识面要不断拓宽，才能适应信息化时代档案录计算机管理，卡片和职务变动等计算机运用基础

服务的新要求。因此应在创造条件对档案员进行业工作实行“四统一”，人事档案管理系统数据库维护

务培训的同时，鼓励他们参加各种继续教育，从而激及时，做到档案信息数据完整、真实、准确。利用现励每一位档案工作者更好地发挥其聪明才智，使人代化技术改造传统的档案管理方式，切实提高干部事档案工作整体水平不断提高，更好地为高校改革

档案工作质量和效率。

和发展服务。

3．采取有力措施，优化人员素质

随着经济建设的发展和人事制度的改革深化，[责任编辑：刘大纶]

人事档案工作中出现了一些新情况、新问题。针对

ManagementofPersonnelArchivesintheColleges

LI

Shu—-yan

(Jiangsu

Vocational

andTechnicalInstituteofE幻加m如andCommerce，Nanjing211168，Jiangsu，China)

Abstract：With

thedeepeningofeducationteachingandreformofinteriormanagerialsystemincolleges，them

an—agementofpersonnelarchiveshasbecomeincreasinglyimportant．Themanagementofpersonnel

archivesmust

be

solidified，which

l‘S

not

only

an

urgent

requirementfromthestatusquoofthemanagementofpersonnelarchivesbut

alsothenecessityofreformanddevelopment．Theeffectiveapproachestostrengthenthemanagementofpersonnel

archives

needtoberesearchedinthenewsituation．

Keywords：management

ofpersonnelarchives；importance；approach

～6l一