“档案规范化整理”应当何去何从

“档案规范化整理”应当何去何从

作者：档童刃等

来源：《档案管理》2009年第03期

档童刃 茂 跃 老 姜 石 克 白 桦 兴 利 吴 翠英 牛二强 丁从建 亓晓华 王 霞 豫同仁 濮档人

档童刃：最近，我们档案馆要升级，为了使库房的档案实体看着美观，单位组织全体人员加班加点换卷盒，把原来的卷盒换成新的统一的卷盒，这种所谓的“档案规范化整理”恐怕全国并非“独此一家，别无分店”，相反可能“分店遍及全国”。我想不明白的是这种所谓的“档案规范化整理”的最终目的何在?是为了美观，还是为了升级，抑或是为了别的什么?我们知道档案工作的最终目的是为了延长档案寿命和提供利用，那么这种所谓的“档案规范化整理”对延长档案寿命和提供利用究竟是“利大于弊”还是“弊大于利”哪?如果“弊大于利”，那么这种所谓的“档案规范化整理”还有没有必要?“档案规范化整理”应当何去何从?

茂跃：我认为“档案规范化整理”的确很有必要，但“为了使库房的档案实体看着美观，单位组织全体人员加班加点换卷盒，把原来的卷盒换成新的统一的卷盒”的所谓“规范化整理”是没有必要的。历史上形成的档案整理结果应当予以尊重，否则岂不造成人力、物力和财力的浪费?但许多人一提到规范化整理，就想到了“一刀切”，就要求外在的形式上的东西整齐划一，这样给评审专家看起来就特别美观。这真有点形式大于内容的味道。记得陈兆祦教授在一篇文章中介绍了美国对非永久保存档案的整理，甚至连订书针都不拆，装在一个大盒子里，只要能找到就行了。他们重视的是需要永久保存的档案，特别务实。不搞什么花架子。

老姜：90年代初，我在档案馆整理过民国档案，经验、教训都有。经验是：有助于建立和完善目录。民国档案有案卷目录而没有卷内目录，因此，对民国档案的整理本着“有目可查，查之必准”的原则，这项原则也是整理的目的。其中，“查之必准”是对档案整理人员的素质要求。教训是：由于民国档案原卷较厚，需要分卷，分卷就要更换卷皮。许多古色古香的原卷皮扔掉了。另外，许多民国档案卷页经裱糊之后，原清晰的红色字迹扩散严重，当下的所谓规范化整理一定要突显整理的目的性即便于“利用”以及对案卷的“保护”，舍此，就有形式化之嫌。

石克：档案整理原则中有这样一条原则：充分尊重和利用原有的整理结果。所以说整理的目的是为了便于保管和利用，并不是为了升级或者美观，当然在不影响档案自身的保管利用的前提下，做到整齐美观更好。但如果为了美观而大动干戈，非要统一装具，就有点违背档案馆升级的初衷和档案整理的原则了。而且不同时期的装具不同，正好也是档案整理、保管条件的一种演变过程，从某种意义上来说，这也是档案馆的一笔财富。

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白桦：我认为档案规范化整理是档案工作正规化建设的关键环节，卷盒的规范化是加强档案规范化管理的必要手段，也是档案规范化整理的重要组成部分。我认为卷盒的更换不仅仅为了美观，更重要的是方便提供利用和延长档案寿命，还可以大大提高档案管理的效益。关于卷盒是否需要更换问题，从节约成本方面讲，要看卷盒有没有更换的必要，会不会出现“重复性建设”的现象，如果该换，那么就应该立足长远，树立精品意识，把好钢用在刀刃上。该花的钱要花，不能只顾眼前、不顾长远，只顾省钱、不顾质量；如果不该换，不该花的钱坚决不花。

兴利：有的时候，这种所谓的规范化整理就是对档案的破坏。且不说换档案盒，就是档案本身，先是将卷内文件目录工整地抄写一遍，后来又打印一遍，现在又搞档案数字化，再拆开扫描一遍，不知道什么时候是个头。有的时候，这种折腾是上级逼的，但有的时候，是自身工作不扎实。只有在这上面打转转，弄个表面光鲜罢了。

吴翠英：我们档案馆升级时更注重的是内容，如补充、完善页号、卷内目录、备考表、案卷标题等，对馆内全部档案进行检查补充完善，然后在全部档案数据录入完毕的基础上，重新打印了案卷目录。过去手抄目录笔迹不统一、抄写的不规范、案卷目录封面、说明、目次、备考表等不齐全。因此，检查案卷质量、修改、完善、补充案卷存在问题，这是实现规范化管理必须做的工作。如果案卷盒、卷皮破损更换也是为了更好的保护档案也是应该的，但没必要全部更换。

牛二强：从直觉上说，这种形式上的规范整理也有很多优点，先不说优点是什么，说点个人感受吧!我们单位近几年陆续更换了1970年以前的大部分产品档案盒，同时也梳理了档案，美观就不用说了，利用起来也觉的爽心悦目，感觉比没有换的良好多了!当然，我们不是为了升级，也不是为了应付检查，而是拿自己管理经费搞。再说还有一部分没有更换的设备档案，有些脊背签直接贴到了随机资料的硬质夹子上，不美观不说，顶得密集架也合不上，我现在还寻思着早点换掉呢!今年六月份，在一次档案工作大检查中，我们发现一些部门资料室的档案盒破烂不堪，霉变严重，我们便提出更换的要求，得到了各级领导的大力支持，短短两个月内他们就整改完毕。效果良好!因此，形式上的规范也很有必要，关键是看一个度该怎样把握! 丁从建：档案规范化整理既是个档案管理的技术标准问题，也是个认识论中的认知水平问题，既有档案整理操作实质内容，也有整理结果后的形式显现；既包括如何保管好实体档案的问题，又牵涉到档案资源的现实利用需要。我的看法是，既要把档案规范化整理本身作为一种文化来对待，有统一的认识，明确的操作要素和程序，又要把档案规范化整理作为一项专门技术标准来对待，严格遵循国家已经出台的相关业务建设规范，把档案整理好。

亓晓华：在此就电子文件的规范化问题谈点想法，我认为我们应当抓紧制订电子文件管理标准。因为目前办公过程中形成的各类电子文档大多是按照个人使用习惯存放在各个人微机或其它存储介质中，不便于电子文档的统一和规范整理，而电子档案的记录格式、载体、形式有别于纸质档案，急需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文档的登记标准、归

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档标准、鉴定标准、收费标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等，这些标准的制定可以参照文书档案的某些做法，但又不能照搬，这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。 王霞：我想从另一个角度谈一点个人的想法：“规范化”后反映规范化过程、内容的文字记录规范化了吗?这个问题听着拗口，理解其实不难。这就说到了全宗卷内容的补充和规范问题。老档案都知道。每一次的规范化整理，案卷实体的本来面目都有或多或少的改变，这样下去档案的原始记录性就有被篡改的感觉，那么唯一的办法就是把规范化过程中被规范的地方用文字说明记录下来，以备后人了解、研究。但是。这个把档案规范化整理内容进行规范化记录的环节却往往被忽略，这也是近几年来全宗卷内容不充实、不完善的原因之一吧。因此，从这个角度上讲，本人认为档案规范化整理，不能只局限于对档案实体规范化整理，更要注重档案规范化整理记录的规范化整理。

豫同仁：关于“档案规范化整理”应当何去何从问题，我认为应该本着“简化整理、深化检索”的原则进行。近年来，随着计算机技术在文档管理领域的广泛应用，“简化整理、深化检索”的科学性、先进性和优越性越来越明显。所谓“简化整理”，就是在文件整理过程中，要以件作为档案的保管单位进行归档整理，同时根据档案的价值将其划分为进馆和不进馆两种期限。“简化整理”的方法是首先对在文书运转阶段形成的文件的期限划分为进馆和不进馆，然后按照规范的机读文件著录项目对每份文件的信息进行著录、标引。计算机形成的一个记录，包括一份文件所有著录、标引的数据项的一定组合，对于每个记录来说，记录该项的值是唯一的，在文件登录中不允许有完全相同的重复记录。根据计算机的记数、排序功能，文档人员完成一份文件的登录，就产生一个计算机记录号。如以50个记录号对应50份文件，由计算机对每份文件自动设置盒号，每完成设定的一组文件的登录，电子文件设置盒号的个位数就递增一个数字，以此规则计算机自动设置的盒号从小到大排序。文书处理时，文档人员在每份文件实体上标出由计算机自动生成的盒号，文件办理完毕后装盒归档。计算机根据每一盒的文件量打印盒内文件目录和备考表，使计算机的虚拟文件与纸质文件实体实现一体化管理。档案室按规定把保存在本单位的档案移交给档案馆，实行移交档案双套制，一套为装盒的纸质文件，另一套是能与档案馆计算机终端接口的电子数据文件。档案馆对进馆的数据文件进行严格的防病毒检查后，把与档案室数据库相对应的全宗号、盒号转换为档案馆保管档案的档号。档案室移交的电子文件数据作为检索工具的档案副本使用，为今后利用者查阅档案原件提供迅捷的服务。 濮档人：我认为豫同仁先生的这种“简化整理、深化检索”的方法不失为一种创新，从某种意义上说代表着未来“档案规范化整理”的方向。该方法以件为单位进行归档整理，以计算机在文件处理中自动生成的盒号为依据，按照电子文件设置的盒号，纸质实体按盒号散件装盒，档号的编制由原来的全宗号、目录号、案卷号和页(张、件)号转化为全宗号、盒号、页(张、件)号，档案库房案卷以卷排列的形式该为以盒为单位。档案室将电子文件数据同时进馆，档案馆编制的案卷目录、全引目录(即案卷文件目录)、专题目录等检索工具将被取消，案卷标题的拟写将失去意义，借阅利用档案可直接在计算机进行文件检索。充分应用计算机全方位、模糊检索的功能，迅速地向利用者提供电子文件内容及原件的存放位置。

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档童刃：这种“简化整理、深化检索”的方法固然优点多多，但并非完美无瑕，其面临的最大难题就是磁性介质文件的保管，可以说磁性介质文件的保管状况，对整个档案馆档案实体的控制是举足轻重的。如果计算机染上病毒破坏磁性介质文件或磁盘损坏，整个档案馆档案的有序管理就变成了无序的零散文件汇集点。如果要查阅文件，没有计算机提供的检索途径和存放地点，调阅所需的文件如同大海捞针。为此档案馆要牢牢树立以防为主的方针，强化对电子文件防磁、防尘和机读非纸质档案防止机械磨损等措施，已加强对档案馆硬件机房安全和磁性介质文件保管设施的保护，优化防护设备，创造良好的环境，确保电子文件的安全。要发挥档案保护人员的主观能动性，在防护方式上做到定期对各种磁性介质档案进行防护性检测，重新拷贝备份，在实际工作中灵活改进防护方式，使人员、设备很好地配合。